So nutzen Firmen und Organisationen das eBO-Postfach standort- und abteilungsübergreifend

arveo secom business: Der Tarif für Unternehmen und Organisationen

Zahlreiche Kundengespräche haben ergeben, dass arveo secom für das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) insbesondere für Unternehmen und Organisationen viele Vorteile bietet und neue Nutzungsmöglichkeiten eröffnet. Um zukünftig noch besser auf die Anforderungen von Unternehmen und Organisationen für einen Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr (ERV) via eBO eingehen zu können, wurde der Tarif „arveo secom business“ entwickelt.

Warum der Einsatz eines Business-Tarif für Ihr Unternehmen sinnvoll ist

Unternehmen und Organisationen haben eine Vielzahl von organisatorischen Anforderungen und Datenschutzvorgaben. Während es aus Sicht der Justiz nur einen Postinhaber je eBO gibt, stehen Unternehmen oftmals vor der Herausforderung, dass mehrere Mitarbeitende Zugriff auf das Unternehmenspostfach benötigen. Das Anlegen von mehreren eBO-Postfächern ist nach §10 ERVV Abs. (3) möglich und dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen Haupt- und Nebenstandorte oder unterschiedliche Abteilungen hat, die besondere Nebenpostfächer benötigen, etwa weil Postfachinhalte nicht gegenseitig eingesehen werden sollen. Das Teilen eines Zugangs ist oftmals keine geeignete Lösung und aus Compliance Gründen nicht gestattet. Bei der Verwendung von mehreren Postfächern muss der Postfachinhaber für jedes eBO so bezeichnet werden, dass eine Verwechslung ausgeschlossen ist.

 

Datenschutz und Compliance: Was muss ich beachten? 

Steht lediglich ein Postfachzugang zur Verfügung, so sind Unternehmen gezwungen, vertrauliche Zugangsdaten an mehrere Mitarbeitende weiterzugeben. Das ist oft nicht erlaubt. Mit dem Einsatz eines Business-Tarifs und der damit einhergehenden Einführung von Mitbenutzern wird eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) mit positivem Ergebnis ermöglicht und ein sicherer Zugriff auf das eBO durch mehrere Mitarbeitende gewährleistet. Damit erhalten die Mitbenutzer eigene Zugangsdaten zum Unternehmenspostfach, können alle Nachrichten einsehen, haben jedoch eingeschränkte Rechte bei den Kontoeinstellungen.  

So funktioniert die Einrichtung der Mitbenutzer 

Der Postfachersteller kann Mitbenutzer für das Unternehmen in arveo secom anlegen und verwalten. Dies erfolgt über die individuellen E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden, die sich anschließend eigenständig im System registrieren. Auch die Zweifaktor-Authentifizierung generieren die Mitarbeitenden mithilfe einer Authenticator-App oder einem externen Gerät ganz einfach selbst. Beim Versand von Nachrichten wird automatisch protokolliert, welcher Mitbenutzer die Nachricht gesendet hat.

Kosten und Leistungsumfang des Business-Tarifs  

Die Nettokosten für die Einrichtung eines Unternehmenspostfachs im Business-Tarif betragen:  

• 49,95 € netto pro Monat für das Postfach und 1 Nutzer
• 9,95 € netto pro Monat für jeden weiteren Mitbenutzer (optional)
• Einmalige Einrichtungsgebühr pro Postfach: 201,68 € netto (gilt für alle Tarife)

Detaillierte Tarifinformationen können Sie hier einsehen.  

Beispiel: Ein Unternehmen benötigt ein Postfach mit 300 Sendungen pro Monat und vier Abteilungen (HR, Mahnabteilung, Produktion, Buchhaltung). Neben den monatlichen Grundkosten von 49,95 € netto entstehen weitere Kosten für vier Mitbenutzer in Höhe von 39,80 € netto pro Monat. Der Gesamtpreis beträgt monatlich 89,75 € netto zzgl. einmaliger Einrichtungskosten von 201,68 € netto.

Für weitere Nebenpostfächer entstehen analog Kosten für die monatliche Gebühr sowie ggf. für Mitbenutzer und die einmalige Einrichtungsgebühr je Nebenpostfach. Darüber hinaus können optional eIDAS-konforme qualifizierte Fernsignaturen für 1,39 € netto je Signatur und Message-Upgrades zur Erweiterung des Sendevolumens um 20 weitere Nachrichten für 21,01 € netto dazu gebucht werden. Die Signaturfunktion setzt ein Konto bei D-Trust voraus. Weiterführende Informationen zur Signaturfunktion erhalten Sie im Blogartikel. Für höhere Sendevolumen bieten wir Ihnen auf Anfrage individuelle Tarife an.

Unser Angebot: Onboarding-Service und weitere Beratungsleistungen

EITCO stellt Ihnen einen Onboarding-Service und umfassende Unterstützung bei der Einrichtung des Zugangs zum eBO in arveo secom zur Verfügung. Der Zugang wird in einer Videokonferenz gemeinsam eingerichtet und bei der Registrierung des eBO auf der Seite der Justiz begleitet. Nach der erfolgreichen Registrierung wird, sofern erforderlich, der Antrag für die Bestellungskörperschaft erstellt, welcher anschließend an das Gericht gesendet werden kann. Diese Zusatzleistung bietet EITCO Ihnen für nur einmalig 149,95 € inkl. MwSt. an. Wenn Sie vom Onboarding-Service profitieren möchten, muss die Buchung der Einrichtungshilfe in jedem Fall vor der Ersteinrichtung erfolgen. Nur so kann der gesamte Prozess begleitet werden. Über Ihren Internetbrowser unter arveo-secom.de ist die eigenständige Postfacheinrichtung alternativ möglich.

Für größere Büros, Vereine, Unternehmen oder sonstige Organisationen, die die Einführung des elektronischen Behördenpostfachs planen, bieten wir Ihnen weitere Beratungsleistungen an. Dazu gehören zum Beispiel die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen und Strategien zur technischen und organisatorischen Umsetzung sowie zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechtsverkehr. Vertrauen Sie auf die Expertise von EITCO, um einen reibungslosen Übergang zum elektronischen Rechtsverkehr zu gewährleisten und alle Anforderungen effizient zu erfüllen. Wir stehen Ihnen bei der Umsetzung oder mit Beratungsleistungen gerne zur Verfügung. Hier können Sie unsere Leistungen anfragen.

Informationsblatt downloaden